Как часто вам приходиться общаться с людьми? Сколько времени на работе вы обмениваетесь информацией с коллегами? Если это время превышает хотя бы полчаса, то можете ли вы однозначно сказать, что ваше общение организованно эффективно? Честно говоря, я ужаснулся, когда узнал первый раз, сколько времени у меня уходит на общение, в то время как пользы почти никакой. Ниже описанные методы помогли мне и, возможно, позволят и вам проводить общение эффективнее.
Если возникает необходимость переговорить с кем-нибудь, я планирую время, когда это произойдёт. Если вопрос достаточно срочный — приступаю, как только завершаю текущую задачу. Если разговор инициирован не мною — прошу подождать пока не завершу текущую задачу (сообщаю коллеге конкретное время, если не успеваю, — доделываю потом, и то если есть острая необходимость; если успел раньше времени — иду на контакт раньше, чаще так и происходит).
Как только я «вышел в народ» — стараюсь переговорить со всеми, с кем это необходимо либо может возникнуть необходимость в скором будущем (спрашиваю, есть ли ко мне вопросы?). Завершив с этим, приступаю дальше к своим задачам с уверенностью, что в ближайшие полтора — два часа, а то и больше, меня никто не потревожит.
Данный подход лучше всего укрепить договорённостью с коллегами о «неприкасаемом времени». Найдите способ показать окружающим, что в данный момент вас нельзя беспокоить. Я устанавливаю статус «занят» в MSN Messenger (это может быть любой другой клиент мгновенных сообщений), одеваю наушники и включаю музыку. Если у вас отдельный кабинет — можно закрыть дверь и повесить табличку «не беспокоить». По прошествии такого периода — можно обсуждать все, что угодно. Откройте двери, снимите наушники.
В своё время наша команда договорилась, что период решения вопросов — с 12 до 13. Если возникнет необходимость, то ещё с 16 до 17. В эти промежутки каждый может подойти и обсудить любой вопрос, как бы «время открытых дверей». В остальное время каждый получает свободу и может сконцентрироваться на решении своих задач. Возможно, в вашей команде будет разумным выделить 6 часов из 8 на свободную коммуникацию. Но обязательно выделите также хотя бы 2 часа на задачи, требующие высокой концентрации внимания, и не позволяйте никому прерывать вас.
Обратите внимание на то, сколько вы общаетесь, как часто и с кем. Полезно пару дней записывать, с кем вы общались, какую задачу прервали, и сколько времени ушло на разговор. Потом, проанализируйте, на кого уходит больше всего времени, можно ли тратить меньше, нужно ли тратить больше? Насколько пострадали прерванные задачи? Попробуйте применить методы, описанные выше на практике. Живите эффективно, интересно и счастливо!
Ваш Михаил Субоч
