Миллионеры, спортсмены-олимпийцы, успешные предприниматели — эти люди не составляют списки дел, они планируют задачи.
Вы правда думаете, что Ричард Брэнсон (Richard Branson) и Билл Гейтс (Bill Gates) создают списки дел и расставляют приоритеты, помечая их А1, А2, B1, B2?
Исследование, в ходе которого было опрошено 200 миллиардеров, спортсменов-олимпийцев, успешных студентов и предпринимателей, выявило другие методики управления временем. И ни один из опрошенных не упомянул при этом маркированный список дел.
Вот три серьёзные причины отказаться от списка дел:
- Список дел не привязан ко времени. Если у нас длинный список задач, мы часто хватаемся за те, что можно сделать быстро, оставляя более длительные задачи на потом. Исследование компании iDoneThis показало, что 41% из списков дел остаётся невыполненным.
- В списках дел не различаются срочные и важные задачи. Здесь действует тот же принцип. Мы стараемся сначала выполнить срочные задачи, игнорируя важные.
- Списки дел вызывают стресс. В психологии это называется эффектом Зейгарник, когда незаконченная задача заставляет постоянно возвращаться к ней в мыслях. Не удивительно, что, составив большой список дел и выполнив дай бог половину, мы весь день чувствуем себя растерянными, а ночью не может заснуть.
Многочисленные опросы и исследования показали, что успешные и суперпродуктивные люди не используют списки дел, они живут и работают по календарю.
Например, Шэннон Миллер (Shannon Miller), спортсменка, завоевавшая семь олимпийских медалей, с 1992 по 1996 год состоявшая в команде гимнасток США, а сегодня успешный предприниматель и автор книги. В одном из интервью она сказала:
Я распределяла своё время между семьёй, работой по хозяйству, школой, тренировками, выступлениями и другими обязательствами, используя конкретный график. Я была вынуждена расставлять приоритеты. И по сей день я использую график, где всё расписано по минутам.
Шэннон Миллер
Дейв Керпен (Dave Kerpen), сооснователь двух успешных стартапов и самый продаваемый автор New York Times. Когда его спросили, в чём секрет его продуктивности, он ответил:
Если чего-то нет в моём календаре, это не будет сделано. Но если дело попало в календарь, оно будет сделано. В моём графике расписаны каждые 15 минут каждого дня, чтобы проводить встречи, анонсировать материалы, писать или делать что-то ещё. И несмотря на то, что я устраиваю встречи со всеми, кто этого хочет, для этого занятия я оставляю всего час в неделю.
Дейв Керпен
Крис Дакер (Chris Ducker) успешно сочетает роли предпринимателя, отлично продаваемого автора и владельца бизнес-подкаста. Что он рассказал о своём секрете продуктивности?
Я просто добавляю всё в мой график. И всё. Всё, что я делаю в течение дня, добавлено в мой график. Получасовой просмотр социальных медиа есть в графике, 45-минутный разбор email — в графике, занятия с виртуальной командой — в графике. Если дела нет в графике, оно не будет сделано, и точка.
Крис Дакер
Если вы решили управлять своей жизнью с помощью графика, вот несколько ключевых моментов.
Каждое событие — по 15 минут
Поставьте в календаре продолжительность события в 15 минут по умолчанию. Если вы используете Google Calendar или календарь Outlook, событие автоматически создаётся на полчаса или час, но гораздо лучше разбивать свой день на более короткие промежутки.
Продуктивные люди тратят на занятие столько времени, сколько необходимо. Президент и исполнительный директор Yahoo Марисса Майер (Marissa Mayer) известна тем, что тратит на встречи с коллегами очень мало времени — около пяти минут.
Если вам автоматически отводится по 15 минут на выполнение каждой задачи, вы понимаете, что за день можно сделать больше.
В первую очередь определите время для самого важного
Не позволяйте себе бездумно заполнять календарь любыми делами, которые возникают в течение дня. Прежде расставьте приоритеты и определите временной отрезок, в который будете их выполнять. Этот отрезок не должен уменьшаться, а дело не должно отменяться в любом случае, несмотря ни на что.
И не забывайте найти время для таких важных занятий, как спорт, отношения и всего того, что обеспечивает вам полноценную жизнь.
Планируйте всё
Вместо того чтобы проверять email или соцсети по несколько раз за день, планируйте свой день и корректируйте план. Вместо того чтобы записывать в список дел «Позвонить сестре», запланируйте это событие в своём календаре или, ещё лучше, определите время, в которое каждый вечер будете отвечать на телефонные звонки.
И помните: то, что запланировано, должно быть сделано.
А вы используете планы на день?
