Поясню: в заголовке строчка из песни Земфиры* «Дай мне руку». Постоянно вспоминаю её, когда не успеваю сделать что-нибудь важное. И заодно мечтаю, чтобы в сутках поместилось часов тридцать.
Думаю, у многих возникали подобные мысли. Часто планов на день бывает много, но сколько же из них в итоге проходится откладывать на потом или даже в долгий ящик… И чтоб островок «Потом» не разросся до независимого государства, а у долгого ящика не провалилось дно, надо уметь правильно расходовать своё время. Поэтому расскажу вам о нескольких правилах эффективного его использования, ориентируясь на личный опыт и советы тайм-менеджеров.
Источник: unsplash.com
1) Составляйте список дел на каждый день.
Составление списка дел на день или на неделю – занятие не только для суперзанятых людей и педантов. Даже если у Вас нет работы и одно-единственное увлечение, такая практика будет полезна. Это помогает:
1. Помнить о важных событиях, Ваших обязанностях, обещаниях.
Человеческой памяти свойственно забывать. Причём не только плохие воспоминания и тексты дурацких песен, но и, к сожалению, важные вещи. Чтобы вдруг не выяснилось, что Вы пропустили запись к врачу, не забрали вещи из химчистки или напрочь забыли о каком-то обещании, стоит фиксировать все будущие события и планы. Очень забывчивым людям следует записывать в перечень дел и совсем элементарные вещи. Например: «Напомнить мужу купить хлеб», «Выгулять собаку» и так далее.
2. Лучше ориентироваться в своих планах на ближайшее будущее.
Если всё уже будет расписано и наглядно показано в календаре, ежедневнике, то Вы упростите себе жизнь. Сможете проанализировать, сколько у Вас на этой неделе трудных дней, а сколько более-менее свободных. Обязательно подумайте над тем, стоит ли какой-нибудь из них разгрузить, есть ли несрочные дела, к каким желательно приступить позже. Ещё так Вы себя убережёте от обязательств, которые не сможете выполнить. Скажем, чтобы случайно не пообещали в одно и то же время быть и на свидании, и на встрече с друзьями.
3. Отслеживать свою продуктивность.
Благодаря списку дел Вы будете понимать, насколько много успели за день, за неделю. Возможно, составление перечня помогло Вам меньше лениться и занятия пустяками вроде залипания в соцсетях и просмотра трёх сезонов сериала кряду заменить на полезные вещи, которыми давно хотели заняться. Или Вы, наоборот, заметите, что откладываете одно дело за другим, и Ваше расписание постоянно нарушается. Тогда нужно подумать о тренировке самодисциплины. Так что список – это шаг вперёд в работе над собой.
2) Не стройте наполеоновских планов.
Чтобы грамотно пользоваться временем, нужно хорошо себя знать и не строить ложных надежд касательно своей продуктивности и количества часов в сутках. Откажитесь от наполеоновских планов.
Если Вы понимаете, что будете сидеть над рабочим проектом или курсовой чуть ли ни целый день, то не стоит ещё вносить в список: «Сходить по магазинам; помыть окна; посетить спортзал…». Признайте, что мало успеете за этот день. Поэтому к одному важному и времязатратному делу лучше прибавьте одно или два простых, которые точно выполните. А другие глобальные планы отложите на другие дни (конечно, ближайшие). И в конце концов Вам будет приятно осознавать, что на сегодня сделали всё, что хотели.
3) Разбивайте «большие» дела на несколько «маленьких».
Вы выбрали одно трудозатратное дело. Допустим, Вам надо работать над написанием диплома или составлением проекта. И в списке появилось: «Писать диплом» или «Сделать проект». Для продуктивной работы вредно сразу ставить перед собой грандиозный план. Наверняка Вы поймаете себя на том, что не знаете, с чего начать. Или будете грустить: «Как же много работы предстоит… Может, не сегодня?».
Лучше разбить «большое» дело на несколько «маленьких». Касательно диплома, например: «Оформить титульный лист и содержание», «Написать первый параграф первой главы». Применительно к проекту: «Сделать 2 диаграммы расходов компании за месяц», «Составить тезисный план предложений для экономии ресурсов (компании)». Так задание будет казаться проще. И Вы поймёте, что его легче выполнить.
4) Не «зависайте» на незначительных мелочах.
Для рационального распределения времени необходимо правильно расставлять приоритеты, настаивают тайм-менеджеры. О делах, которые можно отложить, я уже писала. Они могут быть на данный момент не такими важными, срочными, и при этом Вы точно знаете, что сделать их сегодня не успеете. Данные случаи тоже относятся к расставлению приоритетов.
Но бывают и ситуации, когда Вы уже за что-нибудь взялись, потратили много времени и только потом узнали, что это можно было сделать гораздо быстрее или что вообще игра не стоила свеч. Значит, Вы придали большое значение чему-то на самом деле маловажному. Вспомнилась шутка с просторов Интернета: «Делаю доклад: 20 минут; Выбираю фон для презентации к докладу: 2 часа». Если для Вас она жизненна как никогда, то постарайтесь понять, что не каждая мелочь поразительно важна. Скажем, если Вы готовите реферат об исчезающих языках, то зачем Вам битый час выбирать цвет слайда?
Это было бы логично, если б человек рассказывал о модных цветовых решениях. Но в Вашем случае стоит потратить время на поиск большего числа интересных фактов об исчезающих языках, например. А презентацию сделать не слишком красочной, а просто понятной глазу.
5) Найдите «сжигателей» своего времени.
Иногда бывает трудно понять, почему дни пролетают так быстро и бессмысленно. Причина в том, что Вы не всегда осознаёте, насколько много времени тратите на то или иное занятие. Если очень беспокоит, куда же пропадают целые часы, на какие процессы тратится больше всего ресурсов, стоит вести дневник времени, советуют тайм-менеджеры.
Заведите это правило хотя бы на неделю. В записной книжке нужно указывать дату, день недели, свои дела за день и то, сколько времени на каждое из них Вы потратили. Например: «Работа – с 9.00 до 18.00 + обед – 1 час (9 часов). Дорога до дома – 18.00-18.30 (30 минут). Ужин – 18.30-19.00 (30 минут). Серфинг в интернете – 19.00-20.30 (1,5 часа)…» и так далее. Из данного неполного перечня, скажем, видно, что человек проводит достаточно много времени в Интернете. Но насколько это оправдано?
Вы можете заметить, что какое-то не обременяющее разум развлечение отнимает у Вас слишком много времени. Если всего трижды в день по 20 минут позалипать в телефоне, у человека уже не будет одного часа. Так что постарайтесь относиться к расходованию своего времени более ответственно.
6) Максимально сосредотачивайтесь на том, что делаете сейчас.
Нередко концентрация является трудной задачей. Но всё же, когда делаете что-то одно, не думайте о другом. Если Вы решили каждый день выделять час на чтение книги, то не нужно во время этого размышлять о работе. Иначе «чтение» превратится в час задумчивого держания книги в руках. Если Вы делаете что-либо по работе или учёбе, то не думайте о хобби. Гоните прочь непреодолимое желание разобраться с тем замысловатым вопросом с субботнего квиза, посмотреть новые горшочки для своих цветов на «Вайлдберриз», поискать новую оперативную память для апгрейда компьютера и так далее. Перед Вами должна быть только одна задача – рабочая/учебная.
В таких ситуациях может помочь «таймер». Это метод, когда Вы, приступая к какому-либо делу, ставите себя в строгие временные рамки. Вплоть до постановки будильника, если необходимо. Запрограммируйте себя: «С 12.00 до 14.00 я буду думать лишь о написании статьи», «С 9.30 до 11.00 я буду заниматься только уборкой» и тому подобное. Согласитесь, что 1,5-2 часа для сосредоточенного выполнения задачи – это не так много. А потом Вы сможете позволить себе небольшой отдых.
7) Не отдавайте лени слишком много времени.
Наверно, по-настоящему продуктивные люди не ленятся никогда. Но я буду рассуждать с позиции обыкновенных представителей социума, которым острое желание ничего не делать совсем не чуждо. Не обязательно пресекать абсолютно все поползновения к лежанию на диване в выходной или просмотру забавных видео, чтобы многое успевать.
Я считаю, что достаточно сократить эпизоды лени. Но сократить значительно. Попробуйте бездельничать не более 10-15 минут за один перерыв в работе/делах. И проследите за тем, чтобы Ваши «передышки» не занимали в общей сложности больше часа. Старайтесь делать лень моментом слабости, а не времяпровождением всего дня.
8) Придумайте для себя небольшие награды за завершённые дела.
Когда лень жестоко наступает, одного энтузиазма при выполнении своих планов бывает недостаточно. Мне в таких ситуациях помогает небольшое поощрение. Любое дело, которое Вы, переборов неохоту, завершили, отпразднуйте маленькой наградой.
Скажите себе: «Если я вымою пол прямо сейчас, то позволю себе съесть любимую конфету», «Когда прочитаю одну главу книги, я поиграю в компьютерную игру», «Если я доделаю отчёт сегодня, то куплю себе кофе со взбитыми сливками» и тому подобное. Сделали необходимое – доступ к поощрению открыт. Не балуйте себя, если ничего не сделали или застряли на начале пути. Иначе метод просто потеряет смысл.
9) Не отказывайтесь от помощи.
Думаю, этот совет трудно читать тем, кто любит делать всё самостоятельно. Такой пунктик может появиться по разным причинам. Боитесь Вы проявить слабость или терпеть не можете командную работу – не имеет значения. Необходимо признать одно: не всегда все задачи можно выполнить в одиночку. Чтобы не «зашиваться», сделайте усилие над собой и доверьте часть работы коллеге/одногрупнику.
Если Вы сделаете не доклад и презентацию, а что-то одно, то у Вас будет больше свободного времени. Если попросите родных помочь с уборкой, то Вам предстоит только половина или даже меньше домашних дел. По своему опыту хочу сказать, что, помогая в чём-либо или участвуя в командной работе, люди очень редко делают своё задание совсем неприемлемым образом, так, что за него переделывай. Поэтому смиряйтесь с невозможностью быть одиночкой, если хотите, чтобы у Вас хватало времени на жизнь.
10) Не берите на себя чересчур много.
Безотказный человек, как и слишком самостоятельный (о котором писала выше), тоже может столкнуться с проблемой катастрофической нехватки времени. Ведь, кроме основной работы, его ждут дополнительные задания, общественная нагрузка и огромное количество просьб от родственников и друзей. Вы просто не хотите никого огорчать и… Готовитесь к конференции, наставляете непонятливого коллегу, а общем, становитесь участником всего, на что у Вас нет времени. Часто в ущерб своим делам.
Но нужно понять: Вы будете успевать гораздо больше, если перестанете брать на себя всё, что предлагают. Подумайте, какие важные рабочие и личные дела у Вас есть сейчас. Те, на которые надо направить свои силы и энергию. А в свободное от них время лучше отдохнуть, а не набирать дополнительные, не помещающиеся в Ваш график занятия. Не бойтесь ответить «нет» лишним предложениям и поручениям. Когда поймёте, что в жизни есть и побочные вещи, на которые не следует растрачивать свои ресурсы, Вы сможете уделять больше времени действительно важным и любимым делам.
Анна Румянцева
Земфира* – признана иноагентом на территории РФ.
