Советы Нин Джеймс помогут сосредоточиться на главных людях в вашей жизни, взять под контроль отвлекающие факторы, подарить себе и близким незабываемые моменты. Наша жизнь заполнена бытовыми вопросами, поэтому вектор наших переживаний часто смещается на незначительные вещи, так что мы забываем о главном. «Частный корреспондент» публикует отрывок из книги «Внимание самому важному. От стресса и хаоса к осмысленности и концентрации» издательства «МИФ».
Как определить приоритеты: создаем памятные моменты
Сейчас я кое в чем признаюсь. Иногда я записываю дела в блокнот исключительно ради того, чтобы потом иметь удовольствие их оттуда вычеркнуть. Понимаю: странно услышать такое из уст человека, который должен знать все об эффективном планировании. Вы тоже когда-нибудь этим грешили? Не стесняйтесь, скажите честно. Кроме меня, никто не узнает. М-м-гм. Так я и думала.
Почему вы так делаете? Да просто вам хочется почувствовать, что вы сегодня чего-то добились, что-то выполнили. Хоть одну, пусть даже совсем небольшую задачу. Многие руководители жалуются, что на работе им приходится постоянно «тушить пожары». Они разрываются на несколько фронтов, не могут выпустить из рук телефон, бегают с одного совещания на другое, не успев даже сделать глоток кофе. Время бесконечно крадут чьи-то требования, невыполнимые задачи, ненужные, а частенько плохо организованные, мероприятия. С семи утра до семи вечера они крутятся словно белка в колесе, а после, наконец, берутся за настоящую работу. Время для стратегического планирования и важных проектов? Да где же его взять? Ну что, узнаёте себя? Оказывается, у вас много товарищей по несчастью, вот только я не уверена, что это подходящая компания. Пора бы остановить эту безумную круговерть! Нужно вернуть себе власть над собственным временем, трудом и вниманием — не только ради себя, но и ради команды.
Не правда ли, было бы просто чудесно завершать дела в половине шестого или в шесть вечера, оглядываясь на прошедший день с чувством глубокого удовлетворения? А еще лучше — знать, что сегодня вы сделали нечто ценное и нужное людям. И уж тем более замечательно сознавать, что труды окончены и теперь можно сосредоточиться на важных для вас людях и занятиях. Думаете, это недостижимо? Вовсе нет.
Мы постоянно помогаем клиентам добиваться такого результата, в ходе совместной работы учим их определять приоритеты, делегировать задачи, отказываться от неэффективных мероприятий, безжалостно фильтровать электронную почту, применять новые методы концентрации внимания. Впоследствии люди сообщают, что вернули способность распоряжаться собственным временем, начали заботиться о здоровье, избавились от стресса, повысили производительность труда и стали чаще наслаждаться обществом близких и родных. Пусть же глава о внимательном отношении к рабочему графику вдохновит вас применить наши советы и рекомендации в собственной жизни. Давайте подумаем, как избавиться от отвлекающих факторов и создать здоровую, благоприятную обстановку, где подчиненные, коллеги и руководители смогут рассчитывать на должное качество внимания. Для начала поговорим о том, как можно ускорить рабочий процесс.
Выбираем самое нужное
Когда вы в последний раз ездили отдохнуть? Планируя поездку, вы, наверное, решали, куда отправиться, какой выбрать маршрут, какие места посетить, что взять с собой, что надеть — и, главное, какой едой запастись? Представьте себе, что стоите около машины и смотрите в распахнутый багажник. Вокруг вас — сумки с едой, чемоданы, клюшки для гольфа, удочки, складной шезлонг, ласты. А багажник, конечно же, не резиновый. Что вы положите в него в первую очередь?
Люди делятся на несколько типов. Например, деятели — это очень занятые люди. Они не любят терять время. Деятель просто хватает то, что стоит ближе всего, и забрасывает в багажник. То, что не влезло, останется дома. Возможно, он приедет на пляж с клюшками для гольфа и без шезлонга, главное — что он добрался до пляжа, верно?
Другой тип — аналитики. Для них складывать вещи — все равно что играть в «Тетрис». Аналитик отойдет на шаг в сторону, критически оглядит багажник, оценит его объем, потом то же самое проделает с вещами: оценит размер багажа, а потом для верности поглядит снова. Можно ли уложить все красиво и аккуратно? В общем, когда большинство из нас уже проедут полдороги, аналитик все еще будет стоять на месте и анализировать.
Третий тип — прагматики. Эти люди стремятся ко всему подходить логически, со здравым смыслом. Они задают себе вопрос: «Что мне больше всего понадобится в поездке?» Именно эти вещи отправляются в багажник первыми. Сначала чемодан с одеждой — это действительно самое важное, если только вы не планируете отдохнуть на нудистском пляже. Затем провиант — ну, это вообще не обсуждается. Хм-м... Клюшки для гольфа, удочка или шезлонг? Вот теперь предстоит трудный выбор. Чем больше всего вам хотелось бы заняться на отдыхе? Прагматик уложит почти все, что решил взять. Даже если часть вещей не поместится — не страшно: ведь он хорошо подумал и оставил дома то, что ему не очень-то и нужно.
Рабочий день похож на такие сборы. Отчаянно занятые деятели пытаются закончить хоть что-нибудь, чтобы вычеркнуть дело из списка. И в общем такая стратегия непродуктивна: она позволяет почувствовать удовлетворение ненадолго, но не дает достичь глобальных целей.
Аналитики быстро впадают в ступор, что и неудивительно. Ведь они противоположность деятелям: не выполняют до конца ни одной задачи, потому что большой объем работы вызывает у них паралич. За день нужно успеть так много! С чего же начать? Как со всем справиться? В итоге аналитик не делает ничего.
Прагматики знают, как уделять работе намеренное внимание. Каждое утро они тратят около пятнадцати минут на формулирование трех главных задач на день. Прагматик всегда держит в голове перспективу и понимает, каким образом ежедневные дела позволяют достичь главной цели. Прежде всего он займется тем, что никак нельзя отложить или отменить, а уж потом возьмется за все остальное. Прагматик посвящает приоритетным задачам максимум времени и внимания. Каждый день приближает его к заветной цели.
Кто вы — деятель, аналитик или прагматик? Как вы определяете приоритеты? Общество с дефицитом внимания, страдающее от перегрузки, переутомления и перенапряжения, часто забывает, что задачи различаются по степени важности и срочности. Мы беремся за каждое поручение, откликаемся на любую просьбу, и в результате список дел разрастается. Однако быть постоянно занятым не означает делать что-то полезное. Какие задачи требуют от вас неотложного внимания? Можете ли вы назвать пять наиважнейших личных дел на ближайший месяц? А десять целей, которых непременно нужно достичь в этом году?
В сутках 1440 минут. И потраченное время не вернешь. Как вы его расходуете — с пользой или впустую? Чтобы извлечь максимальную выгоду из каждого момента, нужно точно знать, на ком и на чем сосредоточить свое внимание. Невозможно успеть все — можно успеть сделать лишь главное.
10 главных дел
В Сиднее у меня была традиция. Каждый год в январе я назначала встречу с самой собой. Я всегда садилась за один и тот же столик в ресторане гостиницы «Шератон» с видом на гавань, заказывала бокал шампанского, а потом доставала ручку и блокнот. В блокноте был список дел на прошедший год. Я перечитывала их и оценивала результаты. Что получилось? Что нужно бы поменять? После этого я составляла список на следующий год — и так десять лет подряд. До сих пор скучаю по тому столику в «Шератоне».
Попробуйте и вы завести собственную традицию: назначьте себе встречу, выберите время и место, обдумайте десять главных задач на год вперед. В дальнейшем каждый год перечитывайте список и оценивайте, что получилось, а что нет.
Охраняйте свое время
Когда речь заходит о повышении эффективности труда, многие полагают, что главная проблема — в недостатке времени. Признаюсь, долгое время я тоже так думала, но в конце концов осознала: мы пытаемся растянуть нерастяжимое, вместо того чтобы грамотнее управлять тем, что поддается управлению.
Время — ресурс ограниченный, и изменить этот факт невозможно.
Количество часов и минут в сутках одинаково для всех, ни у кого тут нет преимуществ. Тем не менее я уверена, вы знаете людей, которые, похоже, умудряются успевать делать все и всегда, причем без лишнего шума и напряжения. А секрет их прост: эти люди догадались, что проблема не во времени. Время неподвластно человеку — зато ему подвластно внимание. Значит, не нужно осваивать тайм-менеджмент — лучше научиться управлять собственным вниманием.
Все наши беды происходят не оттого, что мы неправильно тратим время, а оттого, что не умеем распределять внимание. Управлять временем невозможно, можно лишь охранять и беречь те минуты и часы, что у нас есть. Перегруженное информационное поле постоянно крадет и время, и внимание. Нужно защитить свой ценнейший ресурс, чтобы направлять его на стратегические цели и приоритетные задачи. Мне очень нравится системный подход. Он дарит драгоценную свободу. Сейчас мы поговорим о защитных системах и механизмах, которые помогут вам уберечь время и внимание от посягательств.
Составляем расписание
Один из самых простых, но эффективных способов защиты времени — организация рабочего графика. Это занятие позволяет сосредоточить внимание на стратегически важных целях и задачах. Руководители нередко говорят, что больше всего времени у них крадут планерки и собрания. Давайте их и обсудим. Знаете ли вы, что от участия в этих мероприятиях можно отказаться? Да-да. Некоторые из них можно пропустить. Конечно, бывают встречи, где ваше присутствие обязательно, но их гораздо меньше, чем кажется. Получив приглашение, определите, действительно ли вам необходимо туда идти:
— Попросите прислать вам повестку дня, чтобы понять, имеет ли она отношение к вам. Если ее нет, что говорит о плохой подготовке, отклоните приглашение.
— Ознакомьтесь с повесткой дня и выясните, нужно ли вам отсидеть на встрече до конца или достаточно присутствовать во время обсуждения тех пунктов, которые непосредственно связаны с вашей работой.
— Обдумайте, поможет ли ваше присутствие достичь целей мероприятия.
Если вы решили, что от вашего участия ничего не зависит, не робейте и откажитесь идти. Несколько приемов помогут вам навести порядок в своем рабочем расписании.
— Каждый день выделяйте 15 минут на планерку с самим собой.
Сформулируйте три задачи, которые обязательно нужно выполнить к концу дня. Несколько лет назад я уговорила высшее руководство компании Comсast ежедневно посвящать 15 минут обсуждению неотложных задач. Результат превзошел ожидания: корпорация стала лидером на региональном рынке. Сосредоточенность всей команды на деле позволила бросить силы на достижение стратегически важных целей и заняться профессиональным развитием сотрудников, не распыляя внимание на второстепенные дела.
Отведите время на утренний ритуал, который мы обсуждали в главе 3. Его обязательно нужно внести в свой распорядок дня, чтобы звонки и встречи не мешали подготовке.
Распределите задания по дням недели. Регулярные задачи лучше сгруппировать, чтобы повысить результативность их выполнения и свести к минимуму отвлекающие факторы. Удастся ли соблюдать подобный график каждую неделю? Возможно, и нет, но при наличии четкой системы ваш помощник или другие сотрудники смогут планировать встречи на определенные дни. Однажды нам довелось работать с менеджером из финансовой сферы. Предстояло продумать для нее идеальный план рабочей недели.
Вот что получилось в итоге (разумеется, ваш план включает ваши задачи):
— Понедельник — офисный день: встречи с подчиненными, с непосредственным и высшим руководством.
— Со вторника по четверг: корпоративные и отраслевые мероприятия, встречи с клиентами, подготовка презентаций, деловые поездки. Эти дни проходили не в офисе, причем один из них отводился для работы дома.
— Пятница. Поскольку клиентка любила проводить выходные дома, все встречи в этот день назначались поблизости и заканчивались до пяти часов вечера. Если ничего не планировалось, она посвящала пятницу разработке стратегии на следующую неделю и административным делам.
— Внесите в планы «день тишины».
Моя лучшая подруга Мэг руководит несколькими компаниями. Кроме того, она растит двух чудесных внучек, занимается волонтерской работой и всегда охотно общается с клиентами. Мэг обнаружила, что в дни, свободные от встреч и переговоров, ее производительность невероятно высока, поэтому начала планировать «дни тишины» — дни без единой встречи, посвященные стратегическим задачам и целям. Мне как экстраверту этот прием тоже очень помогает.
Попробуйте раз в квартал устроить себе тихий день, чтобы сосредоточиться на самых важных делах.
— Отведите время на добрые дела. Один день в месяц я безвозмездно помогаю коллегам, которым требуется поддержка. Можете ли вы внести в свое расписание общественно полезную работу?
— Повседневное. Оставьте в распорядке дня место для планирования, просмотра почты, работы с социальными сетями, личных встреч и отдыха.
— Пользуйтесь визуальными подсказками. Цветовые подсказки существенно упростят вам жизнь. В моем календаре разными цветами отмечены лекции, поездки, консультации, личные встречи, работа с документами и время для стратегического планирования.
— Заложите в график время для досуга и развлечений. Не нарушайте обещаний, данных себе!
Нин Джеймс
