Как создать выполнимый план, не ломая себя

Индивидуальный подход — один из пяти главных трендов последних лет. Так считает эксперт в исследовании трендов агентство TrendWatching. Однако в тайм-менеджменте по-прежнему господствуют стандартные рекомендации.

Автор книг по личной эффективности Брайан Трейси утверждает: «Если делать то, что делают другие преуспевающие люди, то в конечном счете вы придете к тем же результатам, которых достигли они». Однако такой подход к планированию часто приводит лишь к разочарованию и усталости.

Есть альтернативный способ составлять список задач — с учетом своих личных качеств, способностей и предпочтений. Вот несколько таких техник.

Немецкий эксперт по тайм-менеджменту Кордула Нуссбаум предлагает сначала определить, поддается ли работа планированию. Это нужно для того, чтобы выбрать подходящий для вас способ составления списка задач на день.

Ответьте на два вопроса.

1. Насколько ваша работа поддается планированию?

• Хорошо поддается планированию.

• Редко или вообще не поддается планированию.

2. Как вы составляете планы?

• Я люблю планировать и не отступать от моего списка задач.

• Я не люблю планировать и предпочитаю спонтанность.

Если вы ответили положительно на оба вопроса, вы организованный человек, и ваша работа требует четкого плана действий.

Если вы ответили отрицательно на оба вопроса, вы творческий человек и любите спонтанность. Вам подходит работа, в ходе которой задачи часто меняются в течение дня.

Если на один из вопросов вы ответили «нет», а на другой — «да», у вас могут возникнуть сложности. Работа, которая плохо поддается планированию, становится источником нескончаемого стресса для организованного человека. Творческие, спонтанные люди не всегда могут импровизировать в работе с заказами, клиентами, дедлайнами.

Как применять?

Если ваша деятельность не соответствует вашему отношению к планированию, применяйте смешанный метод, он объединяет жесткий и гибкий подход. Главный его принцип — разделение задач на два вида.

Занесите в список для обязательного выполнения 2-3 задачи, которые нужно закончить к определенному сроку. Зафиксируйте точный интервал времени для работы над ними и не забудьте добавить резерв на непредвиденные ситуации.

Запишите все остальные задачи в гибкий список. Приступайте к ним после завершения дел, для которых определен срок. Их можно совместить с другими делами, закончить вечером или перенести на другой день.

В 1975 году нейробиологи Олов Остберг и Джим Хорн впервые научно доказали, что хронотипы «сова» и «жаворонок» действительно существуют и проявляются независимо от желания человека. Через год они выпустили анкету из 19 вопросов, которая помогает определить личные периоды высокой активности. Ответьте на три вопроса из этой анкеты:

1. В котором часу вы просыпаетесь в середине отпуска, когда уже отдохнули?
2. Когда вы любите ложиться спать, если наутро не надо никуда идти?
3. Представьте, что выбираете, когда приходить на работу. В котором часу вы предпочтете начать?

Если из ответов следует, что вы предпочитаете начинать день не раньше 11 утра и ложиться спать после полуночи, вы «сова».

Если по собственному желанию просыпаетесь в районе 6-7 утра бодрыми и деятельными и в 9-10 вечера мечтаете лечь спать, вы «жаворонок».

Как применять?

Планируйте важные дела на периоды своей высокой активности. У жаворонков первый пик активности начинается в 8–9 утра и заканчивается к 12–13 часам дня. Второй, более короткий, — с 16:00 до 18:00.

У сов три пика активности — с 13:00 до 14:00, с 18:00 до 20:00 часов и с 23:00 до 1:00. Совы наиболее работоспособны в вечерний период.

Жаворонкам лучше выполнять с утра самое важное и трудное дело. Совам лучше начинать день с неважных и несрочных дел, а важные дела планировать на первый пик активности — час дня.

Одни могут за 5 минут выбрать подходящее платье и купить на завтра билет за границу. Другие, наоборот, медлят, им сложно делать выбор и принимать даже простые решения. К какому типу людей вы относитесь? Ответьте на пять вопросов:

1. Знаете ли вы точно, чем займетесь в ближайшие выходные или праздники?
2. Вы легко приспосабливаетесь к новым обстоятельствам?
3. Приводят ли вас в замешательство неожиданные гости?
4. Вы отложите все дела в сторону ради любимого занятия?
5. Вы часто рискуете?

Если вы ответили «да» хотя бы на 3 вопроса, вы легко и быстро принимаете решения.

Если вы ответили «нет» хотя бы на 3 вопроса, вам нужно время для принятия решений.

Как применять?

Даниэль Канеман, американский психолог и создатель поведенческой экономической теории, в книге «Думай медленно, решай быстро» выделяет две системы принятия решений.

Первая — быстрая и автоматическая, действует на уровне рефлексов. Она включается, например, когда вас спрашивают, сколько будет «2+2», и вы не задумываясь говорите: «Четыре».

Вторая система отвечает за осторожные, просчитанные и осознанные решения. Она вступает в игру, когда вы совершаете сложные действия.

Чтобы грамотно распорядиться своим временем, адекватно оценивайте сложность задач.

Как распределить работу между подчиненными? Какую платформу выбрать для проведения вебинара? Эти решения относятся к разряду сложных. Если вы склонны решать быстро, остановитесь и подумайте. К таким задачам нужно относиться внимательно и планировать каждый шаг.

Что приготовить на ужин? Позвонить клиенту сегодня или завтра? Не стоит тратить ресурсы мозга на обдумывание простых решений. Лучше принять их как можно быстрее и перейти к более важным делам.

Понимание личных предпочтений поможет вам справиться с одной из самых распространенных сложностей в планировании — выбрать из списка дел несколько самых важных задач.

Для этой цели подходит метод Agile Results — система личной эффективности, которую создал менеджер компании Microsoft Джей Ди Мейер. Что нужно сделать?

1. В начале года выберите 3 больших цели на год.
2. В начале месяца — 3 задачи на месяц.
3. В начале недели — 3 задачи на неделю.
4. В начале дня — 3 задачи на день.

Как применять?

Когда планируете задачи на день, сверяйтесь с целями и задачами на год, месяц и неделю. Это поможет вам ежедневно продвигаться к их осуществлению.

Не обязательно включать в цели на год только рабочие планы — они могут быть связаны с творчеством, саморазвитием, семьей и так далее. Таким образом этот метод позволит охватить все сферы жизни.

Есть еще масса других личных факторов, на которые можно опираться при планировании. Ценность индивидуального подхода в том, что вы не должны искать единственно верный способ. Вы можете совместить все описанные методы или создать собственный, который будет максимально подходить именно вам. Так вы превратите список ежедневных задач в выполнимый план действий и станете достигать всех поставленных целей.