Как за 3 часа сделать больше, чем за 8?

В этой статье я хочу рассказать вам о том, как научиться работать намного быстрее и с лучшим качеством. Например, делать за 3 часа больше, чем за 8.

Но сначала небольшая предыстория. Около 15 лет назад, я работал как настоящий Папа Карло. Мне начинало казаться, что в сутках больше 24 часов. И дело совсем не в том, что мне хотелось столько много работать. Я работал по 9—10 часов в сутки, включая выходные.

При этом даже не могу сказать, что это мне сильно помогало. Еженедельно проходило совещание сотрудников, и я сразу пытался прятаться за чужие спины. Это конечно не помогало, когда начинали обсуждать результаты работы, то на каждом совещании, без исключения, называли мою фамилию, и начинали «прорабатывать». Претензии к моей работе были как по срокам выполнения, так и по качеству. Я уже начал думать о том, что я ничего не умею и не могу в этой жизни. Немаловажно то, что в тот момент, без профильного образования, я не мог найти другую работу.

Тогда я взял и купил книгу по тайм — менеджменту. В ней говорилось примерно следующее: Составьте список дел, определите, какие из них важные, а какие второстепенные, и начинайте делать дела, начиная с самого важного. А еще 20 процентов работы выдает 80 % результата.

Я честно пытался следовать данному плану на протяжении двух месяцев. Но реального результата достигнуто мной не было. Дело в том, что данная методика во многом рассчитана на работников среднего и высшего звена. А я был в том время обыкновенным исполнителем.

Сами подумайте, как может наемный работник, выбирать: вот это задание я буду делать, а это не буду. Долго ли он останется на работе? Конечно, некоторые задания являются более срочными, чем другие, но срочность и важность — это разные понятия. Но сказать, что со следующего дня я буду делать 20 % работы, а остальную не буду — это уже слишком.

В общем, пытался я составлять ежедневно план, выделять в нем важные дела, и делать в порядке важности. Я сразу скажу — это психологически очень тяжело. Если не верите, попробуйте, хотя бы неделю так работать. А самое главное, я не почувствовал особого снижения нагрузки даже через 2 месяца такой работы. Как работал рабочий день с переработками, так и продолжал работать. Как работа была с большим нервным напряжением, так и осталась. Добавилось только еще дополнительной работы — необходимости работать по ежедневнику, делая дела в порядке важности. В чем тогда смысл такого тайм — менеджмента?

Тогда я стал письменно анализировать свою работу. Я завел тоненькую тетрадку, в которой записывал свои ошибки и сведения о том, как лучше нужно выполнять работу. Вот с такой маленькой тетрадки и начался мой путь к тому, что я стал работать не 9—10 часов в день, а в среднем 3—4 часа, не больше.

Оказывается, что не нужно утром думать о списке дел. Нужно анализировать свою работу по соответствующей системе.

Приведу элементарный пример, чтобы не углубляться в специфические вопросы. Этот пример реально был в моей жизни.

Передо мной стоит следующая задача. Из Мэрии пришло письмо. Необходимо написать ответ и отнести.

Вроде все просто. Начинаем делать. Пишем письмо. Подписываем у руководителя. Идем в бухгалтерию, ставим печать.

Несем в Мэрию. Жаль, но сегодня в Мэрии неприемный день. Возвращаемся обратно.

Второй раз несем в Мэрию, стоим в очереди, письмо не принимают, так как нет ссылки на номер письма, на которое дается ответ.

Пишем письмо второй раз. Идем к руководителю, подписываем. Идем в бухгалтерию, главного бухгалтера нет на месте. Главный бухгалтер появляется, ставим печать. К сожалению, приемное время уже кончилось, ждем следующего дня.

Третий раз идем в Мэрию, стоим в очереди, сдаем письмо.

Через 3 недели, в приемной руководителя раздается звонок из Мэрии, хотят переговорить по данному письму. Секретарь не знает, кто писал письмо, поэтому соединяет с руководителем. Через 10 минут выясняется, что исполнитель  я. Выслушиваю все, что думают о моем профессионализме. Оказывается, что необходимо донести часть реквизитов организации.

Пишем письмо с реквизитами, подписываем, ставим печать. Идем в Мэрию, сдаем.

Еще через неделю получаем ответ.

Не удивительно, что в процессе такой работы, мне приходилось работать много, и работа была нервная. Не каждый руководитель хорошо относится, когда одно и то же задание переделывается по несколько раз.

Может быть, вы мне скажете, что у нас так не работают. У нас есть установленная форма бланка письма, и мы знаем приемное время.

Не забывайте, что я привел данный пример только из-за его простоты. Если у вас делаются письма на бланках организации, то это не значит, что вы работаете без ошибок и переделок. Ведь если человек письменно не анализирует свою работу, то он чаще всего не замечает свои ошибки, а если замечает, то он забывает о них через несколько месяцев или лет.

В 90 % наших организаций, даже крупных, и системно выстроенных с самого начала, люди совершают массу ошибок. Может быть не таких очевидных, но он этого принципиально ничего не меняется. И дело даже не в самих ошибках, а в том, что эти ошибки постоянно или периодически повторяются.

Давайте теперь посмотрим, что я пишу в свою тетрадь эффективности:

— Приемное время … отдела в Мэрии, понедельник и четверг с 9 до 13, телефон ХХХ, специалист Лариса Ивановна,

— Если письмо пишется в ответ на другое письмо, то необходимо указывать реквизиты первоначального письма, входящий номер и т.д., возможно прикладывать копию.

— Внизу письма всегда необходимо указывать фамилию исполнителя и его телефон.

— Все письма необходимо делать на бланке, в котором указывать все возможные реквизиты организации.

Теперь выполнение такой задачи сводится к следующему:

— Пишем письмо на бланке, подписываем у руководителя, ставим печать в бухгалтерии, указываем реквизиты письма, на которое дается ответ, указываем исполнителя,

— В приемное время сдаем письмо в Мэрию,

— Через неделю забираем ответ.

Сколько по времени отличаются первый и второй вариант поведения? В среднем на первый вариант поведения затрачивается 4 часа, а на второй 12 часов. Вы представляете, в три раза отличаются по временным трудозатратам разные варианты поведения. И не менее важное — это снижение нервной нагрузки и увеличения самоуважения.

В первом варианте поведения на бесполезную работу ушло 8 часов. Огромное время. Сколько можно отдыхать!

Вот где оказался кладезь снижения нагрузки! Нужно просто избегать ошибок, при выполнении работы. И второе — если работа имеет несколько вариантов поведения, различающихся по трудозатратам, нужно зафиксировать, какой из вариантов наилучший, и действовать только в соответствии с ним.

Каждая запись в тетради эффективности — это десятки часов в год работы. Иногда очень тяжелой работы. Ведение тетради эффективности есть 20 %, которые дают 80 %. Помните об этом.

Да, многие люди говорят мне, что они и так помнят свои ошибки, и их не повторяют. Поэтому нет смысла их записывать и анализировать. Я думаю, что это самое глубочайшее заблуждение. И это заблуждение мешает вам работать меньше, и с меньшей нервотрепкой. Человек помнит в лучшем случае несколько десятков своих возможных ошибок, и вариантов эффективного поведения. Еще сотни остаются неосознанными, либо забываются.

Скажу вам честно, пример, который я вам привел с письмом, повторился примерно в том же варианте, где-то через 8 месяцев. Только после этого я занес его в тетрадь эффективности. Очень смешно вспоминать сейчас, как опять позвонили из Мэрии, не мне, а руководителю, только из-за того, что на письме не было телефона исполнителя. Тогда это мне не казалось смешным. Даже грубые ошибки повторяются через несколько месяцев или лет. Что говорить о мелких. Итого:

Одной из главных причин того, что человек много работает, является то, что он допускает много одних и тех же ошибок.

Вторая причина неэффективности работы в том, что человек иногда делает работу хорошо, но не фиксирует это лучший вариант работы. В другие разы он может сделать работу по-другому, то есть более трудозатратным способом.

Когда я стал периодически заполнять свою тетрадь эффективности, то уже через 2 месяца я стал работать в среднем по 6 часов в день, а не по 9—10, и перестал выходить на работу в выходные дни.

К сожалению, этот метод, в такой простой вариации, работает примерно до 20—40 записей. При большем количестве записей ведение тетради начинает надоедать, и начинает казаться, что ошибочных вариантов поведения практически нет.

Это не так. Тетрадь эффективности еще поможет вам работать как минимум еще на 30 % меньше. Как это сделать в следующей части.

Я не раз размышлял, не связано ли то, что большинство работников, через 2—3 года работы, останавливается на планке 6 часов в день, когда начинающим нужно 8—10 часов в день, чтобы выполнить работу.

Почему не 3 часа в день, или может быть еще меньше. Мне кажется, что причина как раз в том, что за 2—3 года, человек осваивает как раз 20—40 вариантов эффективного поведения. Они могут сохраниться в его памяти. Но когда хочется работать еще меньше, то они этого уже в подавляющем большинстве уже не могут, кроме может быть отдельных людей, у которых есть природные способности к такой работе.

Однако это рубеж можно перейти. Об этом в следующих частях.

Я уверен, что любой человек, в течение года может так научиться работать, что он будет работать 3—4 часа в день, выполняя при этом полностью свои рабочие обязанности. У меня получилось именно так и не один раз. Я стал работать по 3—4 часа в день, при этом вышел про производительности на 2 место из 20 человек. (Этого я правда не хотел, так получилось само собой)

Попробуйте применять в своей жизни тетрадь эффективности, и у вас будут такие же результаты.

С уважением. Ведущий семинаров Инвестиционной школы «Реализатор», Рашид Аухатович Гайнетдинов.

Источник: рассылка «Инвестиционная школа».