Владимир Владимирович Шахиджанян:
Добро пожаловать в спокойное место российского интернета для интеллигентных людей!
Круглосуточная трансляция из офиса Эргосоло

Даём отпор бюрократическим бумажкам

Основные ошибки при работе с документами

Люди любят жаловаться на то, что их не устраивает: возмущаться по каждому удобному поводу, разносить в пух и прах систему. Однако немногие готовы побороть себя и сделать шаг, который пойдёт на пользу всем.

Давайте попробуем вспомнить проблему, с который сталкивался каждый второй россиянин, достигший совершеннолетнего возраста и ставший дееспособным (два этих критерия, напомню, не всегда связаны между собой). Бюрократия. А точнее бюрократия, в её переносном значении. Иначе её называют канцелярщиной.

На первый взгляд, бюрократия может и вовсе не быть проблемой: достаточно же всего лишь следовать всем необходимым правилам, соблюдать формальности, и тогда всё будет идти как по маслу. Однако сказать и сделать — две очень разные процедуры.

Попробуем перечислить всё, что необходимо для успешного официального оформления документов, а также упомянем ошибки, которые допускают люди в рамках этой бюрократической системы:

 

Word

Благо, времена рукописных документов прошли (хотя иногда до сих пор встречается потребность написать от руки), однако печатать нужно тоже уметь грамотно.

Неспроста Владимир Владимирович так часто говорит о необходимости курса «Соло на клавиатуре» — как минимум печатать и перепечатывать приказы, обращения и другие документы приходится каждому, кто работает на фирме или является ИП. Гораздо удобнее, когда ты можешь это всё печатать в несколько раз быстрее, чем делал это раньше.

Однако не стоит забывать, что близкое знакомство с самим Word ещё никому не мешало. Существует огромное количество комбинаций клавиш, настроек и форматов, которые помогут вам выравнивать, исправлять и корректировать текст ничуть не хуже, чем «Соло» поможет вам набирать. Даже сам Владимир Владимирович жалеет о том, что не удосужился досконально изучить самую распространённую программу от Microsoft.

Ошибки: Чем старше человек, тем более он консервативен — мы можем найти как множество подтверждений этому правилу, так и немало исключений. Мало того, что взрослые люди, которые по-прежнему составляют значительную часть бюрократической системы, не хотят изучать Word, так они и вообще к компьютерным технологиям относятся скептически, отдавая предпочтение шариковому (спасибо, что не перьевому) стандарту. Некоторых очень трудно усадить за компьютер, и заставить заниматься и изучать элементарные программы.

Причём ошибку эту допускают как те, кто эти документы готовят, так и те, кто эти документы принимает. И если программу не изучил тот, кто делает документ, а его на инстанции развернули — это вина только этого человека. А если программу не изучил сам сотрудник инстанции — получается невероятно обидно.

 

Стандарты

Стандарты качества, примеры, шаблоны и правила могут быть совершенно разные. Их утверждение в основном зависит от вышестоящих лиц (хотя, на самом деле, им далеко не до этого, и все эти правила вводят для того, чтобы до этих вышестоящих лиц было труднее достучаться).

Конечно, чтобы всё прошло по плану, все эти правила необходимо соблюдать. Нужно знать, как правильно составить документ, какие термины использовать, кому адресовать, от кого отправлять, какой использовать кегль и чем заканчивать предложение. Это вроде дополнительного словаря, который вводится на одном уровне с орфографическим и этимологическим.

Кроме того, необходимо знать, в каком порядке, в какие инстанции все эти документы подавать. Часто происходит так, что вы несёте один документ, а вас посылают в следующую инстанцию — это ещё хороший вариант. Плохой — это когда вас отбрасывают на несколько инстанций назад, так как ряд документов вы пропустили.

Пока что чуть ли не единственные, кому удалось выбраться из этой петли — это МФЦ. При онлайн взаимодействии с этими центрами от вас практически ничего не требуется — все формы составляются автоматически и отправляются в необходимые инстанции. От вас требуется только ввод верных данных.

Ошибки: Как бы мы не ругались на все эти правила, законы, табу и т.д. и т.п., если посмотреть на них с точки зрения самих инстанций, ничего сложного в их правильном заполнении нет. Достаточно всего лишь изучить руководство, ознакомиться с формами и образцами их заполнения. Да, в некоторых случаях — это тонны макулатуры, но таковы правила, ничего с этим не поделаешь. Люди же, по природе своей, знакомиться с различными документами не любят, поэтому делают всё наобум. Даже инструкция не всегда является чем-то весомым для русского человека.

Можно было бы найти и другое решение проблемы: например, предоставить все необходимые шаблоны, а также подробную «карту» — куда, где и что относить. Но это будет не на руку самим инстанциям, усердно баррикадирующимся от вас правилами.

 

Подписи

Казалось бы, что такое — получить подпись? Берешь необходимую бумагу. Относишь её людям (человеку), у которых нужно получить подпись. Тебе подписывают. Уходишь. Готово!

Но не всё так просто. Если эту подпись кровь из носу необходимо получить вам, это не значит, что сам подписывающий в такой же степени заинтересован в этом. Бывают, конечно, случаи, когда необходимо взаимовыгодный договор, и обе стороны спешат это сделать, что есть сил, но это только в бизнесе. В системе бюрократии же получение подписи зачастую становится чуть ли не самым проблемным и затяжным процессом.

Нужно знать в каком порядке эти подписи получать: есть люди, которые эту подпись ставят просто потому, что их указали, а есть люди, через которые эти бумаги проходят, и их подпись или печать — это своеобразная гарантия того, что бумага составлена правильно. Нужно знать, как и к кому за этой подписью подходить. Нужно вообще понимать, зачем это подписывать, и уметь объяснить другим.

Ошибки: Напомню, что мы сейчас живём в XXI веке. А если быть точнее, в 2019 году. Уже давно изобретена электронная цифровая подпись (ЭЦП). Есть отдельные виды для бизнеса, для физических лиц, для торгов и многих других целей.  К сожалению, как и в случае с компьютерными технологиями, прибегать к этой новинке никто не спешит.

Одни уверяют, что такую подпись легко взломать или подделать (как будто подделать рукописную подпись не представляется возможным). Другие просто не понимают принцип её работы, и не готовы идти на такой футуристический шаг. Да, разобраться в принципе работы ЭЦП не так уж и просто, но для этого есть специалисты, которые могут объяснить принципы работы и различные нюансы.

Сейчас же получение подписи — это долгое и нудное путешествие, с которым не сравнится даже поход хоббитов к Ородруину. Сначала бумага передаётся курьеру или доставляется собственноручно, затем он отдаёт её на подпись, через несколько дней она подписывается, после этого уже другим курьером доставляется обратно. И на это уходят целые дни.

 

Пожалуй, это все подводные камни, которые встречаются при оформлении документов в бюрократической системе. Но стоит понимать, что сами документы — это лишь малая часть этой живучей неприятной системы. И если подготовка документа целиком лежит на ваших плечах, подгон его под стандарт требует особых усилий, то с самой «официальной» частью вы ничего поделать не сможете, если этого не захотят выше.

Берегите своё время!

Роман Морозов

29


Произошла ошибка :(

Уважаемый пользователь, произошла непредвиденная ошибка. Попробуйте перезагрузить страницу и повторить свои действия.

Если ошибка повторится, сообщите об этом в службу технической поддержки данного ресурса.

Спасибо!



Вы можете отправить нам сообщение об ошибке по электронной почте:

support@ergosolo.ru

Вы можете получить оперативную помощь, позвонив нам по телефону:

8 (495) 995-82-95





Устаревший браузер

Внимание!

Для корректной и безопасной работы ресурса необходимо иметь более современную версию браузера.

Пожалуйста, обновите ваш браузер или воспользуйтесь одним из предложенных ниже вариантов: